Квест: Сменить директора и не ошибиться

Директор имеет особый статус в любой организации: он – первое лицо, представляющее организацию во взаимоотношениях во внешней среде: с другими организациями, государственными органами и банками; он – исполнительный орган, принимающий подавляющее большинство оперативных управленческих решений; он – представитель нанимателя во взаимоотношениях с работниками; при этом он же и сам наемный работник организации.

Именно поэтому ситуация смены директора требует очень взвешенного подхода: как на этапе подборы кандидатуры, так и на этапе документального оформления.

В этой статье разберем нюансы документального оформления смены директора в хозяйственных обществах, для простоты восприятия будем использовать общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Для начала принимаем решение об избрании нового директора. В обществе с ограниченной ответственностью данный вопрос относится к исключительной компетенции Общего собрания участников общества (единственного участника общества). Решение об избрании директора принимается в соответствии с уставом, с соблюдением всех процедур, предваряющих проведение общего собрания участников: инициатива о проведении, принятие решения о проведении, уведомления лицам, имеющим право участвовать, сбор предложений в повестку дня и прочее.

Соблюдение процедур и сроков в данном случае, как в любом другом случае проведения общего собрания участников – вопрос важный и принципиальный. Такие мелочи в первую очередь страхуют от признания решений, принятых общим собранием, недействительными. Очевидно, что признание решения об избрании директора недействительным может быть очень болезненным, особенно после определенного количества месяцев работы нового директора, когда совершены многочисленные сделки и приняты многочисленные управленческие решения.

Кроме того, при подготовке к принятию решения об избрании директора необходимо провести предварительную подготовительную работу относительно соответствия кандидата установленным требованиям. Помимо наличия высшего образования, подходящего профессионального стажа, существуют особые требования к руководителям организаций, занимающихся отдельными видами деятельности. Речь идет о директорах страховых, микрофинансовых организаций, банков и проч. При их назначении также могут проводиться определенные процедуры согласования либо подтверждения соответствия профессиональным качествам в министерствах, Национальном банке и т.д.

Кроме того, если за последние пять лет кандидат был уволен с предыдущих мест работы по дискредитирующим обстоятельствам, то прием его на работу следует согласовать с председателем местного исполкома (главой местной администрации).

Итак, решение общим собранием принято. Необходимо согласие кандидата. Несомненно, оно было получено в процессе переговоров еще до начала процедуры, но формально его закрепить все же необходимо. Как правило, заявления о приеме на работу на должность директора или заявления о переводе на должность директора (если кандидат уже работает в обществе) достаточно.

Затем необходимо оформить трудовые отношения с новым директором: получить необходимый пакет документов при приеме на работу, заключить трудовой договор (контракт), издать приказ о приеме на работу, ознакомить с порученной работой, провести вводный инструктаж по охране труда, по действующим в организации управленческим процедурам, внести запись в трудовую книжку, завести личное дело. То есть на этом этапе директор оформляется на работу, как любой другой работник.

Трудовой договор (контракт) с новым директором, как правило, председатель общего собрания участников (либо постоянно действующий, либо председательствующий на том собрании, на котором избран директор) либо сам единственный участник общества. В большинстве случаев такой уполномоченный указан непосредственно в уставе организации, либо это полномочие отдельно делегируется решением общего собрания участников, одновременно с избранием директора.

Нередки ситуации, когда лицо, имеющее полномочия на заключение трудового договора (контракта) с директором, и сам вновь избранный директор – это один и тот же человек. В этом случае полномочия на заключение трудового договора (контракта) с директором необходимо передать другому лицу: либо одному из членов общего собрания участников, либо кому-то из работников общества, о чем необходимо указать прямо в решении об избрании директора. Необходимо помнить: трудовой договор (контракт) «сам с собой» подписывать нельзя!

Приказ о приеме на работу (о вступлении в должность) подписывает, как правило, уже сам новый директор на себя. В данном случае никакого запрета или противоречия нет, директор с определенной даты вступает в должность и, среди прочего, осуществляет полномочия по подписанию приказов и приему на работу сотрудников.

Ознакомление с порученной работой, вводный инструктаж по охране труда и по действующим в организации управленческим процедурам осуществляют лица, назначенные ответственными за определенные участки работы в организации, в этой части отличий от оформления рядовых работников нет.

Запись в трудовую книжку производится в соответствии с требованиями законодательства, личное дело на директора заводится в рамках установленных требований.

Передаем документы и дела новому директору. Это важный этап, желательно фиксировать его через оформление акта приема-передачи.

Безусловно, такая передача требует большой проработки, нередко полной инвентаризации активов и обязательств. Обычно инвентаризация не является обязательным этапом. Обязательность является скорее исключением, чем правилом: если это предусмотрено в учетной политике организации, если директор непосредственно является материально-ответственным лицом – в этих случаях инвентаризацию обязательно проводим в порядке, установленном законодательством.

В остальных случаях проведение инвентаризации остается на усмотрение общего собрания участников, принимающего решение о смене директора. В любом случае результаты

инвентаризации позволяют наиболее подробно сформировать акт приема-передачи дел и документов от старого директора новому, указав в нем максимально детально товары, материальные ценности, запасы на складах, а также учредительные документы, печати, бланки строгой отчетности, личные дела работников, архивы, прочую документацию, что позволяет обеспечить максимально прозрачный процесс смены руководителя организации.

Уведомляем заинтересованные органы и организации. В соответствии с законодательством о смене директора ООО необходимо уведомить регистрирующий орган и обслуживающий банк.

Коммерческие организации, за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, страховых брокеров, объединений страховщиков, уведомляют регистрирующий орган по своему месту нахождения о назначении (замене) руководителя в течение 10 рабочих дней с момента такой замены. Форма уведомления утверждена Министерством юстиции.

Обслуживающий банк необходимо уведомить немедленно при смене директора, а затем произвести переоформление карточки подписей.

Обязанность уведомления контрагентов законодательством не установлена, однако такое условие может содержаться в тексте договоров, заключенных организацией.

Вносим изменения в список аффилированных лиц. Директор относится к категории аффилированных лиц организации. Учитывая, что общество обязано поддерживать свой список аффилированных лиц в актуальном состоянии, смена директора – это обстоятельство, требующее внесения в него изменений, а также письменного уведомления новых аффилированных лиц об их новом статусе. Порядок такого уведомления обычно регулируется уставом организации.

Что менять не нужно. При смене директора не нужно вносить изменения в трудовые договоры (контракты) с работниками, в заключенные хозяйственные договоры, а также не требуется заново выдавать доверенности представителям организации.

Звоните прямо сейчас, не откладывайте на завтра ваши вопросы!